El éxito o fracaso de una empresa está enteramente relacionado con la productividad de la misma, la cual es influenciada a su vez por la organización dentro de ella. La eficacia y la coordinación son síntomas de una buena comunicación, mientras que el desorden y los conflictos son causados por una comunicación deficiente.

La optimización de los procesos es la esencia de la todo lo relacionado con la productividad dentro de la empresa, y es completamente imprescindible para que funcione como debería. Con ella, es posible aumentar la competencia dentro del negocio, adaptarse bien a los cambios y alcanzar los objetivos.

¿Qué es una centralita virtual?

Es una revisión de la clásica centralita física, y cumple con el mismo objetivo de administrar las llamadas dentro de una empresa, aunque en este momento van un poco más allá sus funciones. A diferencia de la física, con la centralita virtual se prescinde de los gastos de mantenimiento y de instalación porque se accede a un servidor en la nube.

Con esta evolución, se necesita poco más que acceso a internet dentro de la compañía para poder utilizarla. Se debe a que el servidor físico se encuentra en un sitio dedicado para ello en la compañía telefónica a la que se contrate el servicio. Esto supone una optimización del espacio disponible, y así se aumenta la rentabilidad del mismo en lugar de dedicar una parte al servidor.

Todo el hardware se queda con la compañía a la que se le compró el servicio, y se maneja todo de forma remota en sus servidores desde casi cualquier dispositivo con acceso a internet. Todos los servicios se manejan con un Panel de Control, y así cualquier empleado puede acceder a la plataforma con sus datos.

La característica más relevante de una centralita virtual es su tecnología VoIP. A diferencia  de los protocolos de llamadas de las tradicionales, los de las virtuales suceden por internet ya que el protocolo es por IP. Ha ido mejorando al punto que la velocidad de transmisión de la voz y la estabilidad de las llamadas es excelente, y lo único que se necesita es internet.

Mejorar la rentabilidad de un negocio

La tecnología VoIP permite aplicar de una nueva forma una de las estrategias de marketing más utilizadas, la del call center. Típicamente es una inversión alta en tiempo porque hace falta capacitar muy bien a los agentes para la venta, además de enseñarles a manejar un software que quizás haya que diseñar.

En lugar de eso, es mucho más sencillo buscar un software call center intuitivo, fácil para que aprenda cualquier persona, aparte de que no hace falta crearlo si ya existe. Y aprovecha los servicios ofrecidos por la propia centralita virtual. Entonces, la capacitación únicamente estará dirigida a los nuevos integrantes para que le lleguen a los clientes según como quiera la empresa.

La ventaja de este tipo de programas es que permite que el operador se enfoque en la llamada porque son muy fáciles de utilizar para recopilar los datos de relevancia. La automatización de algunos proceso y la interfaz sencilla hacen que la concentración sea dirigida casi en su totalidad hacia el cliente.

Esto aumenta la eficacia de la llamada en cuestión a la vez que disminuye el tiempo necesario para concretarla. Así el éxito es mayor y se permite también una mayor cantidad de llamadas en el mismo período de actividad. Es una manera excelente para contactar con un mayor número de clientes potenciales.

El objetivo de las llamadas puede ser dar una información puntual de interés, para lo que existen herramientas del software que se encargan de reproducir un mensaje pregrabado. De esta manera, el agente no gasta tiempo en una tarea que se automatiza y el cliente recibe de forma efectiva el mensaje en cuestión. Es una forma fácil de comenzar a fidelizar un público, y sin hacer un esfuerzo adicional.

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